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Titre du poste : Coordonnateur de la location, bilingue
Relève du : Vice-président, Location
Département : Location
Résumé du poste
Fournir un soutien administratif à une ou plusieurs personnes au sein d’une équipe régionale. Les tâches comprennent des travaux de bureau généraux et des travaux liés à des projets.
Responsabilités :
Les tâches et responsabilités spécifiques de ce poste comprennent, sans s’y limiter, ce qui suit :
• Répondre aux demandes de location ;
• Participer à la collecte d’informations sur les sites et rédiger la documentation et la correspondance à envoyer aux locataires potentiels et existants ;
• Préparer les fiches récapitulatives des transactions ;
• Examiner et réviser les accords de commission, traiter les factures de commission des courtiers. Assurer la liaison entre les locataires et la comptabilité ;
• Tenir à jour la base de données des locations, les calendriers de suivi et les divers rapports de location.
• Préparer les accords de modification, les accords de prolongation, les cessions de bail (pour les locataires existants).
• Préparer les plans du site pour les réunions de location et rédiger les procès-verbaux des réunions de location.
• Recueillir et analyser des informations afin de préparer des propositions (telles que des budgets et des plans d’implantation).
• Capacité à examiner les baux des locataires existants et à acquérir une compréhension complète de l’historique du locataire ;
• Rédiger des lettres et préparer des notes de frais ;
• Envoyer une lettre de renonciation et une copie du bail aux locataires une fois qu’un accord contraignant a été conclu ;
• Assister à des réceptions au nom du service ;
• Assurer la liaison avec les services de planification, de construction, de finance, de droit et de comptabilité, le cas échéant.
• Aider à la préparation des formulaires de demande de bail ;
• Assurer l’organisation du service de location en classant les documents, en les téléchargeant sur Co-share et sur les banques de données ;
• Organiser et aider à la préparation des réunions externes et internes ;
• Coordonner les préparatifs de voyage ;
• Autres projets en fonction des besoins.
Exigences académiques/professionnelles :
• Diplôme d’études collégiales et/ou certificat en administration ;
Compétences/expérience requises :
• Au moins trois ans d’expérience dans un bureau ou un service de bureau dans un environnement d’immobilier commercial ou l’équivalent ;
• Doit être parfaitement bilingue, tant à l’écrit qu’à l’oral, en français et en anglais ;
• Doit exceller dans sa capacité à hiérarchiser la charge de travail ;
• Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois ;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite et capacité à communiquer efficacement avec tous les niveaux de gestion au sein de l’entreprise ainsi qu’à l’extérieur de celle-ci ;
• Compréhension de la terminologie des baux ;
• Maîtrise de MS Word, Power Point et Excel, Outlook, Yardi, Adobe
• Solides compétences analytiques et souci du détail.
Valeurs
Le coordinateur de location doit être axé sur le client, défendre et communiquer une image positive de l’entreprise, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur. Le coordinateur de location doit assumer la responsabilité des décisions prises et se comporter de manière respectueuse et éthique en représentant les intérêts de l’entreprise. Le coordinateur de location doit faire preuve d’esprit d’entreprise et se comporter comme un “propriétaire” dans l’exécution de ses tâches et responsabilités quotidiennes ; il doit faire preuve de créativité et d’ingéniosité pour atteindre les résultats souhaités. Le coordinateur de location doit avoir l’esprit d’équipe et travailler efficacement avec ses collègues et associés en termes de contribution, de partage d’idées et de travail pour atteindre un objectif commun.
Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et qui s’engage à mettre en place un processus de recrutement et de sélection inclusif et accessible. Si vous êtes contacté(e) au sujet d’une opportunité d’emploi, veuillez indiquer si vous avez besoin d’aménagements.
Job Title: Leasing Coordinator, Bilingual
Reports To: Vice President, Leasing
Department: Leasing
Position Summary
Provide administrative support to one or more people within a regional team. Duties include general clerical and project-based work.
Responsibilities:
The specific duties and responsibilities for this position include but are not limited to the following:
• Field leasing enquiries;
• Assist with site information gathering and drafting documentation and correspondence to be sent to prospective and existing tenants;
• Prepare Deal Summary Sheets;
• Review and revise commission agreements, process broker commission invoices. Act as liaison between tenants and accounting;
• Maintain leasing database, tracking schedules and various leasing reports.
• Prepare amending agreements, extension agreements, assignments of lease (for existing Tenants)
• Prepare site plans for leasing meetings and take minutes of leasing meetings
• Gather and analyze information in order to prepare proposals (such as, budgets and site plans)
• Ability to review existing tenant leases and gain a full understanding of the Tenant’s history;
• Draft letters and prepare expense reports;
• Send waiver letter and copy of lease to tenants once a binding agreement is in place;
• Attend functions on behalf of the department;
• Liaise with planning, construction, finance, legal and accounting departments as required
• Assist in preparation of Lease request forms;
• Keep the Leasing dept. organized with filing, uploading documents to Co-share and databanks;
• Set-up and assist in preparation of external and internal meetings;
• Coordinate travel arrangements;
• Other projects as assigned.
Academic/Professional Requirements:
• College Diploma and/or Certificate in Administration;
Required Skills/Experience:
• Minimum 3 year office/clerical experience in a commercial real estate environment or equivalent;
• Must be Fluently bilingual both written and spoken in French and English;
• Must excel in ability to prioritize workload;
• Ability to prioritize and multitask;
• Excellent oral and written communication skills and must possess the ability to effectively communicate across all levels of management within the company as well as outside the organization;
• Understanding of lease terminology;
• Proficient in MS Word, Power Point and Excel, Outlook, Yardi, Adobe
• Strong analytical and attention to detail skills.
Values
The Leasing Coordinator must be client focused, advocate and communicate a positive image of the company, both internally and externally. The Leasing Coordinator shall take accountability for decisions made and conduct oneself in a respectful and ethical manner in representing the company’s interests. The Leasing Coordinator shall demonstrate entrepreneurialism and behave like an “owner” in carrying out daily tasks and responsibilities; demonstrating creativity and resourcefulness in achieving desired results. The Leasing Coordinator is expected to be a team player and work effectively with colleagues and Associates in terms of input, sharing of ideas and working to achieve common goal.
We are an equal opportunity employer committed to an inclusive and accessible recruitment and selection process. If you are contacted about an employment opportunity, please advise if you require accommodation.
